Module de direction + Module super administrateur
Aqoona vous permet de calculer le taux d’occupation de votre structure à partir de votre espace de direction. Pour cela, le prérequis est que les données de pointage soient envoyées quotidiennement sur votre espace de direction Aqoona.
Étape 1 : Espace direction : Renseigner les paramètres
- Se connecter au module de direction : https://www.aqoona.com/
- Cliquer sur l'onglet "Paramètres" de votre tableau de bord
- Se rendre dans la partie Facturation et cliquer sur "Signalétique et informations diverses"
- Remplir le champ “nombre d'agréments” que vous trouverez au bas de l’encadré Informations puis cliquez sur Sauvegarder (voir image ci-dessous).
- Renseigner les horaires d’ouverture de votre crèche dans le second encadré “Horaires d'ouverture de votre structure”, puis cliquez sur Sauvegarder (voir image ci-dessous).
- Le taux d'occupation doit aussi prendre en compte les jours de fermeture sur la semaine. En effet, s'il y a un jour férié, il doit être déduit de la capacité d'accueil théorique.
Pour cela, revenez à l'écran précédent (écran des paramètres) et cliquez sur Renseignez les périodes de fermeture de votre structure.
Sur le menu de gauche (voir photo ci-dessous), vous trouverez les jours fériés prévus pour l'année en question, sélectionnez ceux pendant lesquels votre structure sera fermée puis cliquez sur la flèche au centre de l'écran pour valider la manipulation. Vous pouvez supprimer à tout moment une sélection en cliquant sur la croix rouge ❌.
Vous aurez également la possibilité d'ajouter une période de fermeture en cliquant sur le bouton Ajouter en haut à droite de votre écran. Renseignez la période de début et de fin, ajoutez une description ainsi que le motif de fermeture, puis pour finir, cliquez sur Sélectionner.
Étape 2 : Tablette : Envoi du compte-rendu quotidien via le bouton 
- Pointage d’un enfant
Dans l’espace d’accueil de votre tablette, sélectionnez l’enfant en question puis cochez le comme étant présent. Je vous conseille de le faire en temps réel au moment de l’arrivée de l’enfant, car Aqoona enregistre l’heure à laquelle vous avez appuyé sur le bouton de pointage.
Si vous souhaitez voir à quelle heure il a été pointé, cliquez sur la flèche grise que vous trouverez en dessous de son nom.
Si besoin, cliquer sur l’icône crayon, puis modifier l’heure d’arrivée. Enfin, cliquez sur Valider.
- Envoi du compte-rendu
Lorsque le dernier enfant est parti, connectez-vous à un réseau internet puis rendez-vous sur l'espace d'accueil de votre tablette. En haut de votre écran, cliquez sur l'icône bleue Compte-rendu. La page qui s'affiche vous permettra de visualiser tous les comptes-rendus de la journée. Il ne vous restera plus qu'à cliquer sur Envoyer le rapport
Il se peut que vous n'envoyiez pas le compte-rendu le soir à partir de la tablette pour de multiples raisons: connexion internet défaillante, oubli… Vous avez la possibilité de renvoyer le compte-rendu d’un jour précédent à partir de la tablette.
Pour ce faire, dans le menu vert sur la gauche de votre espace d’accueil, cliquez sur l’icône Paramètres ⚙️, consultez l’historique des rapports en cliquant sur Voir le rapport, et renvoyez les rapports en cliquant sur Envoyer le rapport.
Étape 3 : Espace de direction : Consultation des pointages
L'espace direction concerne la directrice de la crèche.
Suite à l’envoi du compte-rendu quotidien, les données de pointage saisies dans la tablette sont consultables dans l’espace de direction :
- Connectez-vous sur https://www.aqoona.com/
- Cliquez sur l'onglet Pointages dans le menu de gauche
Affichage par semaine
- Choisissez les semaines que vous souhaitez prendre en compte pour le calcul du taux d'occupation puis cliquez sur 'visualiser'
- Les pointages de la semaine vont s'afficher. Assurez-vous bien qu'il y a des pointages pour chaque jour d'ouverture de la période. Si ce n'est pas le cas, veuillez renvoyer les données manquantes à partir de la tablette comme expliqué dans l'étape 2.
- En cas d'erreur dans les pointages (double pointage, pointage manquant...), une icône
et une icône 
apparaissent à côté de la ligne.
Cliquez sur pour supprimer le pointage, en cas de double pointage sur la journée.
Cliquez sur l'icône pour ajouter un pointage en cas de pointage manquant.
- Vous trouverez en haut à droite le taux d'occupation de la structure.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder, un enregistrement en base de donnée est alors effectué.
Cette action est indispensable pour que la coordinatrice ait une visibilité de cette donnée sur son compte super administrateur. (Voir étape 4)
- Vous pouvez tout à fait générer un fichier Excel : il faut cliquer sur l'icône suivante:
Le fichier Excel récapitule les données affichées dans Aqoona:
Affichage par mois
- Choisissez les mois que vous souhaitez prendre en compte pour le calcul du taux d'occupation puis cliquez sur 'visualiser'
La procédure est ensuite la même que pour l'affichage par semaine.
Il est important de cliquer sur le bouton Sauvegarder pour que les données soient sauvegardées dans la base de données et pour que la coordinatrice les reçoivent également.
Étape 4 : Espace de super administrateur : Consultation des pointages
L'espace super administrateur concerne la coordinatrice qui gère l'ensemble des crèches du groupe
- La coordinatrice a également accès aux taux d'occupation des crèches sur son tableau de bord
Elle a 2 choix qui se présentent à elle :
- Visualiser le taux d'occupation de toutes les structures du groupe en cliquant sur l'onglet "Visualiser" et/ou générer un fichier Excel en cliquant sur l'icône
- Visualiser le taux d'occupation d'une crèche en particulier. Renseigner la période de la crèche concernée puis cliquer sur l'onglet "Visualiser"
- Le détail des pointages de la période apparaît
Comme pour l'espace de direction
En cas d'erreur dans les pointages (double pointage, pointage manquant...), une icône et une icône apparaissent à côté de la ligne.
La coordinatrice peut aussi avoir accès à ces fonctionnalités.
Cliquez sur pour supprimer le pointage, en cas de double pointage sur la journée.
Cliquez sur l'icône pour ajouter un pointage en cas de pointage manquant.
- Si une directrice de crèche a oublié de remonter ses taux d'occupation, la coordinatrice du groupe peut réaliser cette tâche depuis son module de super admin.
La démarche est la même que pour la directrice (se référer à l'étape 3)
La coordinatrice a le choix contrairement à la directrice de sélectionner la crèche concernée :
